Zarówno w definicji certyfikatu rezydencji ani w innych przepisach ustaw podatkowych, nie określono w jakiej formie (papierowej czy elektronicznej) certyfikat powinien być dostarczony do organu podatkowego. Wskazuje się jedynie aby dokumenty urzędowe, w tym certyfikat rezydencji spełniały warunki określone w art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej.
Administracje podatkowe w różnych państwach wystawiają certyfikaty rezydencji w formie papierowej, elektronicznej lub w obu tych formach. Polskie organy podatkowe uznają te formy certyfikatów za zgodne z przepisami ustaw o podatkach dochodowych o ile w świetle regulacji innego państwa określona forma certyfikatu jest prawnie dopuszczona.
W przypadku usług doradczych, księgowych, badania rynku oraz innych wskazanych w art. 21 ust. 1 pkt 21 UoCIT lub 29 ust. 1 pkt 5 UoFIZ miejsce siedziby podatnika lub miejsce zamieszkania dla celów podatkowych może zostać potwierdzone kopią certyfikatu rezydencji, jeżeli kwota wypłacanych na rzecz tego samego podmiotu należności nie przekracza 10 000 zł w roku kalendarzowym, a informacje wynikające z przedłożonej kopii certyfikatu rezydencji nie budzą uzasadnionych wątpliwości co do zgodności ze stanem faktycznym.